Você recebeu uma proposta de projeto e precisa estruturar um plano com tarefas, prazos, responsáveis e tudo pronto para sua ferramenta de gestão. Em vez de fazer tudo manualmente, que tal usar o ChatGPT (ou ferramentas como Gemini, Copilot, Claude) para agilizar esse processo?
Neste passo a passo, você vai aprender como ir da proposta ao plano estruturado, pronto para ser usado no Airtable, Asana, Notion ou o que preferir.
O que você vai fazer:
- Resumir a proposta do projeto
- Identificar as tarefas principais
- Quebrar essas tarefas em subtarefas práticas
- Atribuir responsáveis
- Estimar prazos e dependências
- Exportar tudo para usar em uma ferramenta de gestão
1. Entenda a proposta com a ajuda da IA
O primeiro passo é garantir que você entenda bem a proposta. Copie o conteúdo da proposta (ou anexe o arquivo, se estiver usando ChatGPT Pro com integração ao Google Drive) e envie um prompt pedindo um resumo.
Exemplo de prompt:
Tenho uma proposta de projeto sobre [descreva brevemente]. Você pode resumir os principais objetivos, entregas e requisitos?
💡 Dica: A integração com Google Drive pode facilitar, mas às vezes apresenta instabilidade. Se der erro, tente atualizar o ChatGPT ou cole o conteúdo manualmente.
2. Liste as tarefas principais
Agora que o projeto está mais claro, peça para a IA listar as grandes tarefas ou fases necessárias.
Prompt sugerido:
Com base nesta proposta, liste as principais tarefas ou fases para alcançar os objetivos. Agrupe em marcos, se possível.
3. Quebre em subtarefas acionáveis
Depois de ter as tarefas principais, refine esse planejamento com subtarefas que realmente possam ser executadas no dia a dia.
Prompt:
Para cada tarefa, divida em subtarefas menores. Inclua o que deve ser entregue em cada uma.
4. Atribua responsáveis
Com a lista pronta, defina quem será responsável por cada item, considerando os perfis da equipe.
Prompt:
Considerando os seguintes papéis e conhecimentos da equipe: [liste], atribua responsabilidades às tarefas e subtarefas.
5. Estime prazos e identifique dependências
Para montar um cronograma realista, adicione restrições de tempo e peça para a IA calcular estimativas e dependências.
Prompt:
Estime o prazo de cada tarefa/subtarefa com base nas seguintes restrições: [detalhe]. Aponte também as dependências entre as atividades.
6. Prepare para exportar
Agora é só estruturar esse planejamento em um formato que você possa importar para sua ferramenta.
Prompt:
Converta esse plano em um arquivo CSV com as colunas: Tarefa, Descrição, Responsável, Início, Prazo e Dependências.
💡 Dica: Se for usar Airtable, Notion, Trello ou Asana, verifique como fazer upload de dados em massa, quase todas essas ferramentas aceitam CSV.
✅ Checklist final
- Resumir a proposta com IA
- Listar tarefas principais do projeto
- Dividir em subtarefas com entregáveis claros
- Atribuir responsáveis com base nos papéis da equipe
- Estimar prazos e organizou as dependências
- Estruturar tudo em formato CSV para importar na ferramenta de gestão
No próximo passo, você pode usar esse plano no Airtable e conectar com automações, IA nativa e dashboards. Mas mesmo que use outra ferramenta, com esse processo você já começa seu projeto muito mais preparado, e com bem menos retrabalho.
