Vamos falar sério: fazer uma campanha de prospecção e não converter os leads quentes é como acender a churrasqueira e esquecer de comprar a carne.
Este tutorial é pra evitar esse tipo de tragédia.
Se seu time de vendas não sabe quem clicou, quem respondeu ou quem implorou por uma reunião... as chances são que seu pipeline tá furado e você nem sabia.
Hoje, você vai aprender a:
• Exportar e sincronizar os dados do Reply.io
• Montar um sistema de pontuação de leads que separa o joio do ouro
• Automatizar os follow-ups dos leads mais promissores
• Criar campanhas de nutrição (porque nem todo lead nasce pronto)
• E, por fim, fechar negócios com estratégia, e não só com fé
Vamos nessa.
Exportando dados (ou: dando contexto pro seu time parar de trabalhar no escuro)
Pra integrar as campanhas do Reply.io com o CRM do time de vendas, o primeiro passo é simples: exportar a base de contatos com os dados de engajamento (quem clicou, quem ignorou, quem fugiu).
Esses dados são a espinha dorsal do que vem pela frente, especialmente quando a gente for montar a pontuação de leads no HubSpot.
Abra o Reply.io e vá até a aba de execução. Ali, na parte de integrações, está o portal mágico pra conectar com o resto do universo.
💡 Dica de ouro: Aqui a gente vai focar no HubSpot, mas o Reply.io também fala com outros CRMs. Fique à vontade pra adaptar.
As duas integrações que você precisa fazer:
- Sincronizar os contatos do Reply com os contatos do HubSpot
- Sincronizar os status (respondeu, clicou, fugiu) do Reply com os status de lead no HubSpot
No campo de sincronização de pessoas, clique em “add field mapping” e garanta que todo o histórico importado lá do Clay.com também entre no pacote. Vendedor bem-informado vende melhor (e reclama menos).
Depois, configure os status. Coisas como “email inválido”, “clicou”, “respondeu”, “se descadastrou” precisam virar campos no HubSpot. Se ainda não existem, crie como propriedades personalizadas e defina o tipo como “status do lead”.
💡 Dica de organização: Crie um campo personalizado pra separar os clientes antigos dos novos prospects. Misturar tudo no mesmo balde é pedir pra errar.
Feito isso, ative a sincronização completa no botão lá em cima. E voilà.
📄 Observação realista: Os dados de engajamento demoram algumas horas pra aparecer depois que você dispara uma campanha. Paciência, padawan.
Montando um sistema de pontuação de leads (a.k.a. o filtro anti-curioso)
Lead scoring é a arte de separar quem realmente quer comprar de quem só clicou por tédio.
No HubSpot, a gente cria uma régua baseada em ações. Quanto mais “quente” o comportamento, mais pontos o lead ganha.
Tipos de ações:
- Ações explícitas: respondeu, agendou reunião.
- Ações implícitas: abriu e-mail, clicou em link. (Ou seja: sinais de que tá pensando em você, mas ainda não mandou DM.)
Vá até o menu de configurações > Propriedades > Busque “HubSpot Score”.
💡 Plano pago: Pra usar isso no HubSpot, você vai precisar do plano Professional. Custa, mas economiza tempo e frustração.
Modelo inicial de pontuação:
- Clicou no link: +5
- Respondeu: +10
- Agendou reunião: +20
- Se descadastrou: -20
💡 Dica de contexto: Se você vende um serviço super técnico, talvez “cliques” valham mais. Se é algo relacional, a “resposta” tem peso maior.
Com o tempo, ajuste os pontos conforme os dados mostrarem o que realmente antecipa uma venda.
Automatizando ações com base na pontuação (tradução: deixe o robô fazer o trabalho chato)
Agora que temos os leads pontuados, hora de agir automaticamente.
Abra o HubSpot > Automação > Workflows > Criar novo.
Escolha “baseado em contato” e nomeie como “Follow-up com lead quente”.
No gatilho, selecione “quando a pontuação for maior que 15”. Isso identifica quem demonstrou interesse real.
O próximo passo? Criar uma tarefa pro vendedor fazer o follow-up.
Parâmetros da tarefa:
- Título: “Entrar em contato com lead quente da campanha do Reply.io”
- Tipo: o que fizer sentido pro seu fluxo
- Prazo: 2 dias depois da entrada
- Responsável: dono do contato ou vendedor específico
💡 Dica útil: Configure uma notificação via Slack pra avisar o time no ato. Timing importa.
Clique em “Revisar e publicar”. Missão cumprida.
Nutrir leads mornos (porque alguns só precisam de mais tempo e café)
Nem todo mundo que clicou vai comprar hoje. E tá tudo bem.
Crie uma sequência de nutrição focada nesses leads. A pegada aqui é menos agressiva e mais valorosa. Entregue conteúdo útil baseado no que os dados mostraram que gerou interesse.
💡 Frequência ideal: A cada 7–10 dias. Espaçado o suficiente pra não parecer carente, frequente o suficiente pra não ser esquecido.
Treine o time de vendas pra usar essas informações. Um lead que clicou num link técnico talvez precise de um argumento mais técnico. Um que só abriu o e-mail precisa de algo mais persuasivo.
Segmente os leads com base no nível de engajamento e trate cada grupo com a abordagem certa.
Fechando negócios com inteligência (e não com sorte)
Você fez tudo isso. Agora vem a parte humana: negociar, fechar, converter.
Antes de qualquer contato com um lead pontuado, revise os dados:
- Linha do tempo de interações
- Quais conteúdos chamaram mais atenção
- Padrões de horário de engajamento
- Objeções comuns em leads parecidos
Use essas informações como munição. Leve o papo pra onde o lead já mostrou interesse. Isso aumenta as chances de fechar sem parecer insistente.
Esse sistema onde o robô prepara o caminho e o humano finaliza é o melhor dos mundos. E dá certo.
💡 Dica Extra: Vá até a seção de relatórios do Reply.io, baixe seu relatório de campanha e jogue no ChatGPT ou Claude pra extrair insights prontos com esses prompts:
Para visão geral da campanha:
“Analise o relatório da campanha e me dê:
- Um resumo dos principais números (envios, aberturas, respostas)
- Comparação com médias do setor
- Pontos fortes e fracos”
Para analisar engajamento:
“Com base nesses dados, identifique:
- A taxa de resposta sobre as aberturas
- Métricas preocupantes
- Sugestões pra melhorar engajamento”
Para métricas de conversão:
“Com os dados da campanha, analise:
- Conversão de emails enviados em reuniões agendadas
- Comparação com o padrão do setor
- Como melhorar a taxa de conversão”
Checklist: o que você precisa fazer (sem enrolação)
✔️ Exportar contatos e engajamento do Reply.io
✔️ Integrar com o HubSpot e mapear os campos certos
✔️ Criar propriedade de lead score no HubSpot
✔️ Definir critérios de pontuação (cliques, respostas, reuniões, etc.)
✔️ Montar workflow automático pra leads com pontuação alta
✔️ Enviar tarefa pro vendedor + notificação (Slack, Asana, etc.)
✔️ Criar sequência de nutrição pros leads mornos
✔️ Treinar o time de vendas pra interpretar os dados
✔️ Usar os dados na negociação final
✔️ Analisar os relatórios com IA e ajustar tudo com base no que funciona
